skip to main content

28 ΜΑΡ 2013

Πώς να διαχειριστείτε το εταιρικό email σας μέσα από το περιβάλλον του gmail

Tags: gmail, corporate email, pop3, forward, big storage, web mail

γράφει ο Αχιλλέας Μαρούλης
Μέχρι πριν από λίγους μήνες η google έδινε δωρεάν τη δυνατότητα σε κάθε domain να χρησιμοποιεί το gmail σαν κεντρικό σύστημα διαχείρισης των emails του. 

Δηλαδή ένα domain, πχ το domain.gr, θα είχε τα emails του στην κλασσική μορφή, info@domain.gr, achilles@domain.gr κλπ και η φιλοξενία αυτών των emails θα γινόταν μέσω του gmail. Αυτό σημαίνει πως για κάθε email account θα είχαμε τεράστιο αποθηκευτικό χώρο (10GB ) και το πιο εξελιγμένο web mail interface που υπάρχει (γρήγορο, αξιόπιστο, καλό antispam). Επίσης, και ιδιαίτερα σημαντικό, αυτή η υπηρεσία δινόταν δωρεάν για μέχρι 10 λογαριασμούς. 
Παλιότερα αυτή η υπηρεσία δινόταν δωρεάν για μέχρι 100 λογαριασμούς ανά domain, μετά για 10 λογαριασμούς ανά domain, και τώρα μόνο επί πληρωμή. Το κόστος για αυτήν την υπηρεσία πλέον είναι 50$ για κάθε λογαριασμό. Αν δηλαδή η επιχείρησή μας έχει ανάγκη για ένα email (πχ μόνο το info@domain.gr) το κόστος θα είναι 50$, για δύο 100$ κτλ. 

Παρόλο που αυτή η υπηρεσία δεν παρέχεται πλέον δωρεάν, η google αφήνει όσους έχουν ήδη ξεκινήσει να τη χρησιμοποιούν να συνεχίσουν χωρίς κάποια χρέωση (όποιος πρόλαβε!!).

Τι γίνεται με τους υπόλοιπους όμως; Υπάρχει κάποια άλλη τόσο αξιόπιστη λύση; Ή θα πρέπει να μείνουμε με το, καλό μεν αλλά εκτός σύγκρισης, roundcube ή το horde ή το squirrel mail που μας δίνει το cPanel. Λύσεις υπάρχουν αλλά οι περισσότερες κοστίζουν. Δεν κοστίζουν απαραίτητα πολλά χρήματα, αλλά το θέμα μας τώρα είναι να αντικαταστήσουμε το δωρεάν gmail. 

Μια λύση που μάλλον προτείνω, αλλά  σε προσωπικό επίπεδο για το κάθε χρήστη και όχι σε εταιρικό, είναι η παρακάτω. Την παρουσιάζω σε πρώτο πρόσωπο γιατί φαντάζομαι πως σας/σε αφορά και θα το αξιοποιήσεις μάλλον άμεσα (εκτός αν ανήκεις σε αυτούς που πρόλαβαν).

  1. Θεωρώ πως έχεις ήδη το email σου μέσω του server της εταιρείας σου και είναι της μορφής toonomasou@todomainsou.gr. Επίσης, φαντάζομαι πως γνωρίζεις το password σου αλλά και τα στοιχεία σύνδεσής στο server σου. Αν όχι θα πρέπει να το δημιουργήσεις ή να το ζητήσεις από τον administrator του domain σου (αν δεν έχεις domain ή αν δεν πρόκειται να αποκτήσεις σύντομα, τότε νομίζω πως από λάθος διαβάζεις αυτό το άρθρο).
  2. Αν έχεις ήδη κάποιο προσωπικό email στο gmail (δηλαδή toonomasou@gmail.com) προχώρα στο επόμενο βήμα. Αν όχι τότε θα πρέπει να μπεις στη διεύθυνση www.gmail.com  και να δημιουργήσεις ένα νέο προσωπικό email.
  3. Συνδέσου στο gmail.com με το gmail email σου. Κάνε κλικ στο εικονίδιο με το γρανάζι πάνω δεξιά και στην επιλογή settings (ή ρυθμίσεις).
  4. Κάνε κλικ στην επιλογή Accounts (ή Λογαριασμοί) και προχώρα στην επιλογή Add a POP3 mail account you own
  5. Σου ανοίγει ένα popup. Εκεί πληκτρολογείς το εταιρικό email σου, δηλαδή το αντίστοιχο toonomasou@todomainsou.gr που αναφέρουμε στο 1ο βήμα και μετά κλικ στο επόμενο βήμα.
  6. Εδώ βάζεις τα υπόλοιπα στοιχεία σου. Αν δεν τα γνωρίζεις μπορείς να ρωτήσεις τον διαχειριστή σου. Είναι σχετικά εύκολα… Σημαντικό να αφήσεις κενό το πρώτο checkbox, Leave a copy of retrieved message on the server.. Το γιατί το αναφέρω παρακάτω.

Μέχρι αυτό το σημείο έχουμε ζητήσει/εξουσιοδοτήσει το gmail να συνδέεται στον server μας και να αντλεί όλα τα emails μας από το inbox. Αυτό θα συμβαίνει κάθε 5 λεπτά. Άρα, μέχρι στιγμής έχουμε καταφέρει να έχουμε στο περιβάλλον του gmail όλα τα emails που αποστέλλονται στο προσωπικό μας email toonomasou@todomainsou.gr

Έχοντας αφήσει κενό το “Leave a copy…” ζητούμε από το gmail να σβήνει από το server το email αφού το «τραβήξει» στο δικό του περιβάλλον. Άρα από αυτή τη στιγμή και μετά τα αντίστοιχα emails δεν θα ξανακατέβουν στο outlook ή το thunderbird ή σε όποιο άλλο πρόγραμμα μέχρι τώρα είχαμε σε χρήση. Θα μπορούσαμε να του ζητήσουμε να αφήσει ένα αντίγραφο στο server έτσι ώστε να μπορούμε να το κατεβάζουμε και από το outlook αλλά αυτό μπορεί να οδηγήσει στον να γεμίσει το mailbox μας καθώς ο χώρος που δίνουν συνήθως οι default servers δεν είναι απεριόριστος αλλά περιορίζεται σε 50/100/200MB ανά account. Αυτός άλλωστε δεν είναι ένας από τους βασικούς λόγους που στήνουμε και το gmail;

Συνεχίζουμε:
  1. Τώρα το gmail σε ρωτάει αν θες να αποστέλλεις emails ως toonomasou@todomainsou.gr από το περιβάλλον του gmail. Του λες Ναι.
  2. Πληκτρολογείς το όνομα σου.
  3. Σε αυτό το βήμα το gmail σε ρωτάει με ποιο τρόπο θες να αποστέλλονται τα email σου: μέσω του gmail ή μέσω του server του domain σου; Προτείνω να επιλέξεις το gmail εκτός αν έχεις κάποιο άλλο ειδικό λόγο.
  4. Τέλος, για να ξεκινήσει αυτή η διαδικασία το gmail θέλει να επιβεβαιώσει πως είσαι ο ιδιοκτήτης του toonomasou@todomainsou.gr και για αυτό το λόγo αποστέλλει αυτόματα ένα κωδικό επιβεβαίωσης στο email που δήλωσες τον οποίο εφόσον είσαι ο ιδιοκτήτης του θα μπορείς να λάβεις και να τον πληκτρολογήσεις στο επόμενο, και τελευταίο βήμα (tip: δεν χρειάζεται καν να ανοίξεις το outlook για να λάβεις αυτόν τον κωδικό… αν έχεις υλοποιήσει σωστά τα βήματα 1-6 θα λάβεις τον κωδικό στο gmail σου –που έχεις ήδη ανοιχτό- μέσα στο επόμενο πεντάλεπτο). 

Αυτό ήταν. Με αυτόν τον τρόπο έχουμε μεταφέρει πλέον το εταιρικό μας email στο περιβάλλον του gmail. Τόσο για τη λήψη όσο και για την αποστολή μπορούμε να βασιστούμε σε αυτό για την αλληλογραφία μας. Μπορούμε επίσης να ορίσουμε το εταιρικό email ως βασικό (default) έτσι ώστε όταν ξεκινούμε μια νέα αποστολή να είναι αυτό το επιλεγμένο email ως αποστολέας (αντίθετα μπορούμε να το επιλέγουμε κάθε φορά).  

Έχουμε πλέον εκμεταλλευτεί το gmail για το μεγάλο αποθηκευτικό του χώρο, το ιδανικό web based interface του και εγγυημένη διαθεσιμότητά του! Εγγυημένη είπα; Αλήθεια τι θα γίνει όταν crashάρει το gmail; Όταν θα κλείσει η google; Χμ..